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    作業管理にTracのチケットを活用

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      システム開発の作業管理に、Trac Lightningを活用しています。

       7名ぐらいの開発メンバーの案件で3か月ぐらい導入したところ、作業の段取りや、進捗管理、作業の見える化に役立った。そこで、新しい6名ぐらいの開発メンバーの案件でも、取り入れてみることにした。
       これまでにやってきたのExcelによる管理や、社内向けの報告等の兼ね合いなどを心配されていたリーダさんにも、初めは反対色が濃かったのだが、それらの課題を整理して、Trac導入による利点などを伝えたことで、リーダーの了解を得ることができた。
       そこで、今回、新しい案件において、Tracを導入する狙い(目的)とそれをどのように行うか(手段)をまとめようと思う。


      Tracを導入する狙い(目的)
       目的としては次のようなものがある。

       1.作業の段取り
         チケットという単位で、やるべきタスクや、課題などを一つ一つ整理することで、やらなければならないことを洗い出したり、誰がやるべきか、いつまでにやるべきかといった軸で整理する。
         また、各作業がどれぐらい進んだかを進捗率でつど記録を残したり、Wiki形式のメモ書きで、各タスクごとにやるべきこと、やったことの覚書をのこすこともできる。


       2.進捗の管理
         上記のチケットという作業単位で、期限を設けたり、各作業の担当者に進捗率を記入してもらうことで、誰が何をやっていて、いつまでに終わらせなければいけなくて、それがいまどこまで進んでいるかを管理する事が出来る。
         上記に加えて、タスク管理用のデータベースを拡張して、予定工数と実績工数を記録できる欄を用意して、予実の管理もおこなうことにした。
         
       3.作業の見える化
         上記のようにチケットという単位で、作業を整理することで誰が今、どのような作業を、いつまでの締め切りで、どこまで進んでいるのかを把握しやすくしている。
         残っているチケットの数を一覧表示して確認したり、ガントチャート形式で表示するなどして、現状がみえるようにすることができる。

       4. コミュニケーションの活性化
         TracのもつWiki機能を利用することで、装飾などを含めたレイアウトや見せ方に工夫のあるWebページを手軽に作ることができ、それを仕様書の作成に活用することで、各メンバーが担当している画面・機能の仕様のメモ書きや覚書などを、各人で残してみんなでみることができる。
         システムの設計書が整備されていなくて、仕様に不明点があったり、隠れ仕様が多くあったりすることで、仕様の把握に時間がかかり、作業の遅れにつながることはよくあることで、メンバーの意見を聞いても、いつも問題になっている。
         それを解決するために、細かい仕様についての覚書やメモ書きを、Wikiを利用したWebページに残してもらい、みんなでみるという手段が有効に働く。
         また、Wikiに残した事柄を下書きとして、本来の詳細設計書等に、清書しなおすといった使い方も考えている。



      Tracをどのように活用するか(手段)
       1. チケット管理
         作業や課題をチケットという単位で管理する。チケットの作業を担当する人を決めたり、その作業の期限を決めたりすることで、作業の段取りや進捗状況を管理することができる。
         また、Wiki形式でメモ書きを残せるので、やらなければならないことを箇条書きしたり、やり終えたことを消して行ったりすることを、見やすさを考えてデザイン・レイアウトを工夫したWeb画面を、気軽に残すことができる。
         今回の案件では、作業用のデータベースを拡張して、予定と実績の項目を持たせ、予実の管理もできるようにした。
         未着手の作業や進行中の作業を詳細設計完了やコーディング完了などのマイルストーンごとに一覧表示したり、自分の担当分の作業のみを一覧表示したりするときに一緒に、各作業の予定工数と現在までの実績工数を一覧形式で確認できるように、予定と実績の状況を把握しやすいように見える化を行っている。
         予実の管理は、実績工数をきちんとのこしておくことで、後で集計して、最初に建てた見積もりとの差異をまとめたり、その原因を追及・分析することにも役立つ。
         チケット管理を行うことで、各メンバーが作業段取りを立てて進み、プロジェクト途中では現状が見えるようにして、終われば予定と実績を振り返ることができる。


       2.  Wiki機能
         装飾やレイアウト加えて、見やすさを考えたWebページを、HTMLタグを駆使しなくても、簡単なルール・記号による記述によって、気軽にWebページを作成することができる。
         前回や今回の案件では、仕様の不明点が多くて作業が遅れるという問題を対処・改善するために、Wikiを利用して仕様をWebページ形式でまとめ、各仕様の細かい内容を気づいた人から、まずは覚書というレベルで、記録を残すという方法をとった。
         各画面・機能の仕様を、見やすさを考えて残し、それを他の人が見るという方法をとることで、少しづつ、仕様の不明点などをメンバーのみんなで把握していけるように考えた。
       
       3. フォーラム機能
         案件に関する話題や、質問、情報を共有すべき事柄を、メンバーのみんなが見る掲示板に書き残すことができる。
         質問やトピックなど分類やテーマを立てて、整理したり、メンバー間で決められたテーマに寄せられた意見や質問に答えることで、話し合ったり助け合ったりすことができ、メンバー間のコミュニケーションの活性化に活用できる。

       4. 構成管理システムとの連携
         ソースコードの構成管理を行うSubversionシステムと連携することで、フォーラムの掲示板から、話題が対象にしているソースコードのコミット履歴にリンクを張ったり、各メンバーで管理している作業のチケットに対応するソースコードのコミット履歴にリンクを張ったりすることができる。
         意識の共有や、作業の管理をソースコードやその変更履歴と対応づけて管理することで、ソースコードレベルで情報の共有や作業の管理をおこなうことにも役立てることができる為、ソースコードレベルでのメンバー間の意識の共有がより進む。



      従来のExcelの管理に比べてよかった点

       1.チケット管理により、メンバーの自主性が育つ
        作業管理はこれまでは義務のようなものだったが、やるべきことや課題をチケットという単位で管理して、やらなければならないことを把握できるようにしたことで、作業を行う人がより主体的になり、場合には自分でチケットを発行したりもする。
        そうしたことで、義務感から作業管理をするのではなく、自主的に作業管理を行うようにプロジェクトのメンバーの意識が変わってきた。
        きちんと日報を書けなどと口を酸っぱくして言っても、なかなか真面目にとりくんでくれることは少ないが、もっと自主的に作業の段取りをメンバー各自が考えてくれるようにかわってくることで、管理する側も負荷がなくなってきて、メンバーと作業管理者の双方でよい関係が築かれつつある。

       2.課題管理が進む
        これまではExcelシートなどに、課題を報告・管理する欄を設けたものを用意して、メンバーに記入してもらったりしていたが、なにぶんExcelシートは一覧性を重視すると記入する欄が小さくなり、メンバーがなかなかきちんと書いてくれない。
        小さい欄が、より小さくなっていき、書かれている内容も短く、キーワードだけが書かれているような状態になり、ほとんど日本語の文章になっていないこともあった。
        結局、書いた本人した、意味を解読できないものがたくさんならぶことになり、他のみんながみても何を書いているのかが解らず、起きている問題をみんなで共有する役には立たなかった。
        課題をチケット管理にしたことで、Webページの広い、自由なスペースを使う事ができ、メンバーの報告する内容も、みんなが読むことを意識して、きちんとした日本語で報告されることが多くなってきた。

       



       



       
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